Le cabinet hispano-français Delaguía & Luzón fait part aux lecteurs du Courrier d’Espagne de quelques données et conseils sur les différents types de facturation que les entreprises ou auto-entrepreneurs peuvent utiliser en Espagne.
À l’heure où vous débutez votre activité professionnelle, la facturation est un point cardinal en ce qu’elle vous permet de vous faire payer et de communiquer de manière officielle le détail de facturation de votre prestation ou produit.
Il est donc essentiel de maîtriser rigoureusement les modalités de facturation.
En Espagne, la facturation est strictement réglementée.
D’une part, il existe trois types de factures qu’il est important de maîtriser : la facture ordinaire ; la facture rectificative ; et la facture récapitulative. D’autre part, les modes de facturation varient selon sa valeur légale : la facture pro-forma ; la copie de facture ; ou le duplicata de facture.
Enfin, selon la transaction, il peut s’agir d’une facture complète ou d’une facture simple.
S’agissant de la « factura ordinaire » (facture ordinaire)
La facture ordinaire (factura ordinaria) est le type de facture le plus utilisé en Espagne. Cette facture documente une opération commerciale, qu’elle résulte d’une vente ou d’une prestation de services.
Vous pouvez aussi bien l’utiliser en qualité d’ « autonomo » ou de société.
Pour être régulière la facture ordinaire est soumise à des mentions obligatoires légales:
- Numéro de facture (numéro séquentiel, basé sur une ou plusieurs série(s), qui identifie la facture de manière unique).
- Date d’émission ;
- Identification de la personne physique ou de la société ;
- Numéro d’identification fiscale ;
- Adresse de l’émetteur et du destinataire ;
- Description de l’opération effectuée ;
- Taux d’imposition de la TVA ;
- Pourcentage de retenue à la source de l’impôt sur le revenu des personnes physiques IRPF ;
- Taux d’imposition ;
- Montant total à payer ;
- Date à laquelle l’opération en question a eu lieu ;
C’est seulement à la suite d’une facture ordinaire que la facture rectificative ainsi que la facture récapitulative peuvent être produites.
S’agissant de la « factura rectificativa » (facture rectificative)
En Espagne, il est possible de rectifier une facture précédente soit lorsque celle-ci est irrégulière (défaut de mention légale), soit en cas de retour d’un produit ou lorsque des remises ou des bonus interviennent postérieurement à l’opération. Cette rectification est possible par le biais d’une facture rectificative. Celle-ci peut être utilisée que vous soyez une entreprise ou un autonomos. Elle permet de substituer ou de modifier une facture originale erronée.
La facture rectificative émet une résolution ferme qui laisse sans effet ou modifie les opérations déjà effectuées.
Ainsi, vous devez notifier cette facture à compter du moment où les motifs à l’origine de son émission sont constatés et à condition que cela ne fasse pas plus de quatre ans que la facture à rectifier a été émise.
Il faut savoir qu’il vous sera possible de rectifier plusieurs factures dans un seul document de rectification, à la condition que toutes les factures rectifiées soient identifiées correctement.
Enfin, pour être régulière, la facture modificative est soumise à des mentions légales obligatoires :
- Données identifiant la facture rectifiée, telles que le numéro de facture et la date d’émission ;
- Détails de la rectification qui est effectuée ;
- Condition de modification de la facture ;
- Raisons qui provoquent la rectification ;
- Le taux d’imposition et les cotisations doivent refléter la rectification effectuée soit en indiquant directement le montant de la rectification (positif ou négatif), soit en les saisissants tels quels lors de leur rectification, le cas échéant le montant de la rectification sera également précisé.
S’agissant de la « factura récapitulative » (facture récapitulative)
Vous pouvez utiliser cette facture uniquement si vous bénéficiez de la qualité d’autonomos.
La facture récapitulative permet aux autonomos en Espagne d’inclure dans une seule et même facture plusieurs opérations pour le même client. Ces opérations peuvent être incluses à des dates différentes, mais doivent être effectuées dans le même mois calendaire.
Par ailleurs, lorsque le destinataire de l’opération est un entrepreneur ou un professionnel agissant en tant que tel, l’expédition de la facture doit être faite avant le 16ème jour du mois suivant celui au cours duquel les opérations ont été effectuées.
QUID DE LA COPIE ET DUPLICATA DE FACTURE ?
La copie ou le duplicata de facture contient les mêmes données que la facture originale, elle ne diffère que par le fait que l’expression « copie » ou « duplicata » soit spécifiée.
La copie d’une facture doit être gardée par l’émetteur de celle-ci, alors que la facture originale est envoyée au client.
Le duplicata est émis lorsqu’il y a plusieurs destinataires ou lorsque la facture originale est perdue. C’est pourquoi il convient de préciser qu’il s’agit d’un duplicata, car si la facture originale réapparaît, cela peut être source de confusion.
QUID DE LA FACTURA PROFORMA ?
La facture proforma documente une offre commerciale, indiquant les produits ou services que le vendeur fournira au client à un certain prix, de sorte que son but est que l’acheteur ait le maximum d’informations possible concernant le futur achat.
Il s’agit d’une proposition commerciale, en ce sens, la factura proforma n’a aucune valeur comptable : elle n’est donc pas numérotée.
La facture proforma comprend généralement la date de validité maximale après laquelle l’offre commerciale ne sera plus valable. Aussi, il est important d’inclure l’indication « proforma » dans l’en-tête de la facture, afin qu’elle ne soit pas confondue avec la facture commerciale, qui sera émise lors de l’opération.
QUID DE LA FACTURA SIMPLIFICADA Y FACTURA COMPLETA ?
En Espagne, on distingue la facture simplifiée de la la facture complète. La facture complète répond à toutes les exigences sus-visées. La facture simplifiée contient moins d’exigences que la facture complète.
L’émission d’une facture simplifiée vous sera autorisée pour les montants inférieurs à 400 € TTC ainsi que dans le cas d’une facture rectificative.
Les entreprises pourront également émettre des factures simplifiées si leur montant n’excède pas 3.000 € TTC et si elles concernent certaines opérations définies par la loi.
La facture simplifiée contient un minimum de mentions obligatoires :
- Numéro de série de facture
- Numéro de la facture
- Date de la facture
- Date de réalisation de l’opération
- Description de l’opération
- Type imposable appliqué et la mention “TVA incluse”
- Montant total
De plus, si le destinataire est un entrepreneur ou un professionnel devront être ajoutés:
- NIF et le domicile du client.
- Détail du montant de TVA.
QUID DE LA FACTURA ELECTRÓNICA ?
La facture électronique (factura electrónica) est un équivalent de la facture papier et, depuis janvier 2013, elle bénéficie du même traitement. La différence entre la facture papier et la facture électronique réside uniquement dans le fait que la transmission de cette dernière se fait par voie électronique, sans utilisation de papier. Afin qu’une facture électronique ait la même valeur juridique qu’une facture papier émise, le document électronique qui la représente doit contenir les champs obligatoires requis pour toute facture et être transmis d’un ordinateur à un autre, en recueillant le consentement des deux parties. C’est-à-dire que vous devez avoir l’accord de votre client pour qu’il reçoive la facture de manière électronique et non papier.
Avec la nouvelle législation espagnole en matière de facturation arrivée en 2013, il n’est plus nécessaire que la facture électronique soit signée par avec signature électronique basée sur un certificat reconnu, mais il est fortement conseillé de le faire.
LCE
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